Guía para planear tu evento virtual

Having a virtual conversation with colleagues

Pasar a un evento virtual por primera vez puede resultar abrumador, pero de igual manera tiene sus ventajas, hemos visto que muchos organizadores de eventos aumentan su alcance hasta 30 veces al transmitir simultáneamente su conferencia en canales sociales como LinkedIn y Facebook.

Como anfitrión de un evento virtual, debes asegurarte que todos tus invitados puedan acceder al contenido, colaborar, establecer contactos, y que participen en todo lo que tu evento ofrece.

A continuación, te ofrecemos algunos consejos para la planeación de tus eventos virtuales:

  • Planea tu agenda, en tu presupuesto incluye hardware, software y equipo de soporte. Selecciona las herramientas y  equipo de planeación.
  • Piensa cómo accederán las personas al contenido, si cobrarás por registro o si incluirás registro previo. Utiliza una herramienta dedicada para vender entradas o registros para tu evento virtual. 
  • Una vez que se registraron a tu evento virtual debes tener en cuenta correos electrónicos de recordatorio con información clave sobre cómo y cuándo unirse al evento que incluyan un enlace para ir a la página de eventos.
  • Sitio de eventos en línea: Esta página será donde los asistentes podrán acceder al enlace que los llevará a su experiencia en vivo.  Para crear una experiencia más personalizada, puedes agregar texto, avatares ó imágenes personalizadas para crear una experiencia de evento virtual más inmersiva.
  • Lo importante es hacer que la audiencia se sienta como si estuviera allí en persona, haz que la experiencia digital coincida con el nivel de calidad que esperaría de un evento en persona creando experiencias interactivas como preguntas y respuestas, encuestas en vivo y juegos para interactuar con la audiencia.
  • Ofrece salas de reuniones y oportunidades para establecer contactos. Incluye un lugar para que los asistentes al evento conversen en línea antes, durante y después del evento.
  •  Toma en cuenta  que es muy importante contar con una tecnología sólida y el soporte adecuado, para cualquier cosa que se  presente.
  • Incentiva a los asistentes a proporcionar sus comentarios acerca del evento y considera dejar las grabaciones del evento disponibles para los asistentes por un periodo de tiempo después del evento. 

Recuerda siempre tener los mejores aliados en tecnología para eventos para que tu evento sea un éxito. 

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