Un día me dijeron que el baño es lo más importante en un evento

A simple vista sería preocupante pensar que el éxito de un evento pueda ser calificado tras la visita a los baños o después de alguna complicación durante el registro, pero recuerda que la suma de los detalles crea la experiencia del asistente.    

Un día uno de mis socios me dijo que lo más importante de un evento es el baño. Mi primer reacción, como autor de tecnología para eventos en Conventio─empresa en la que soy director de Tecnología─ fue pensar que tal vez él no había identificado el valor de la tecnología, mucho menos el de una experiencia de usuario bien planteada, que le ayude a los asistentes a obtener lo máximo del mismo.

Pero su comentario trascendió principalmente por su simpleza, así que desde ese momento, cada vez que iba a un evento preguntaba a los demás qué pensaban al respecto, y para mi sorpresa las observaciones sobre el baño eran recurrentes:

Afortunadamente mi curiosidad se tornó en una labor de análisis para determinar por qué era tan importante, más allá de las razones biológicas y de comodidad obvias. Después de meditarlo y entrevistarme con varios asistentes y colaboradores, llegué a la conclusión que muchas veces el foco de un evento está en brindar a los asistentes una experiencia diferenciada y memorable, pues el negocio está en que vuelvan a la edición siguiente. Y no hay nada más memorableque un baño limpio.

¿Cómo traducimos esto a la tecnología para eventos que creamos en Conventio?, ¿cómo creamos una experiencia impecable, una que se asemeje a la que se siente cuando te topas con un baño que te gusta? Para nosotros una buena experiencia de usuario en un evento incluye lo siguiente:

1. Realiza una exposición clara y automatizada, que incluya el registro y pago de entradas (si es que aplica), enfatizando en la fecha, lugar y costo.
2. Mantén actualizados a tus visitantes. Recuérdales cuánto tiempo falta para el evento y no olvides avisar sobre posibles cambios.
3. Revela parte del contenido para crear expectativas.
4. Reconoce a los visitantes que se dieron el tiempo para pre-registrarse y ayudar a quienes aún no tienen su registro para que sea veloz y no haya errores.
5. Ya en el evento, el recibimiento debe ser estelar.
6. Si vas a usar una app, sácale provecho y actívala desde el pre-registro. La entrada es otro excelente momento para invitarlos a usarla, así como durante todo el evento.
7. Una vez concluido el evento (si es posible también durante) pregúntales cómo les fue, qué mejorarían, qué les gustó más.
8. Muéstrales resultados de su participación usando tecnología y si es posible, dales un recuerdo.
9. Por supuesto cuida que haya suficientes baños, con limpieza constante, suficientes insumos y bien ubicados. Aunque muchas veces depende totalmente del recinto, busca asegurar la calidad.

Si bien lo anterior es sólo una guía y hay muchos más consejos, tácticas y estrategias importantes, creemos que es lo fundamental, y esta es la razón por la que en Conventio hemos desarrollado una serie de herramientas tecnológicas para cubrirlo.

No dudes en contactarnos para diseñar una experiencia de usuario memorable en tu evento, desde el pre-registro web y promoción, hasta registro en sitio, apps y totems informativos con acciones, sistemas de cobro, campañas para fidelización de visitantes y más.